¿Sabes cómo puedes conseguir una mayor productividad y eficiencia en las reuniones de tu empresa?

Coge papel y lápiz y prepárate porque ¡en esta sección de Be productive my friend te contamos como puedes hacerlo!

7 tips para mejorar tus reuniones

1. Prepara la reunión con antelación

En primer lugar es superimportante organizar la reunión con tiempo.

Elabora un plan de cómo se va a estructurar la reunión y envíasela a todos los participantes que estén convocados: la hora, la duración, el lugar, y los temas concretos que se van a tratar.

2.Plantea cuales son las expectativas de esa reunión

Todas las reuniones deben tener un propósito. De esta forma los asistentes no tendrán dudas sobre el porqué de la reunión. Es una manera sencilla de que todos los asistentes estén focalizados. Es un punto es clave para no empezar divagar sobre otros temas y seguir avanzar en los que queríamos.

3.Planifica la reunión en el calendario

A la hora de escoger fecha para el encuentro, es práctico hacer uso de herramientas de planificación que permitan comprobar la disponibilidad de los asistentes. Trata de enviar la convocatoria con antelación suficiente. Así los asistentes tendrán tiempo para prepararse y organizar su agenda.

4.Nombra a un líder de la reunión

A partir de tres personas es interesante fijar a un asistente como moderador para que sea el encargado de dirigir la reunión. Así podrá controlar que las personas reunidas no se desvían del tema a tratar.

5.No te desvies del tema

Si cualquier asistente de la reunión comienza a alargarse o comenta cualquier otro tema que no esta planeado en la reunión ¡corta!.

Refréscale la memoria con el guión de la reunión y coméntale con claridad y educación que se esta desviando del tema y hay que ceñirse a lo que se ha fijado.

Debes asegurarte de que se respetan los tiempos y temas marcados; y procurar encauzar la reunión si ves que se pierde el foco.

6.Fija el deadline

Es importante establecer la fecha y la hora tope de las tareas. Así es mucho más fácil llevar un control de todas las acciones que se han ido planteando a lo largo de la reunión.

7.Conclusiones finales de la reunión

Al finalizar es recomendable compartir un briefing con todos los asistentes. Es decir, un pequeño resumen con todos los temas que se han tratado y las ideas que han surgido en la reunión. De esta manera ¡todos los miembros estarán informados!

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