¿Sabes qué es HelloSign? Es una herramienta para firmar contratos online que te va a ahorrar muchísimo tiempo:

¿Alguna vez has tenido que firmar un documento importante con un cliente o un proveedor? Entonces habrás tenido que escanearlo, firmarlo, volverlo a escanear, enviarlo para que lo firme la otra parte…

Si te has preguntado si existe alguna forma de firmar contratos (y hacer este papeleo) más rápido, ¡presta atención! HelloSign es la herramienta que estabas buscando.

HelloSign: herramienta para firmar documentos en internet

En definitiva, HelloSign es una herramienta que permite firmar todo tipo de documentación online (contratos, acuerdos, planes de negocio, NDA…). La principal ventaja de esta tecnología, es que pueden utilizarla todas las partes implicadas en la firma de dicho documento de forma fácil y rápida. Además, los contratos firmados a través de HelloSign serán igualmente válidos y legales que los firmados según proceso estándar. Nosotros la utilizamos a menudo, ¡te explicamos cómo!

¿Cómo funciona HelloSign? Paso a paso

Paso 1: elegir el plan de pago

El primer paso es ver los planes de pago. Así, además de ver los precios podrás identificar qué funcionalidades tiene tanto la herramienta en general como cada modalidad por separado. Comparar esta información es imprescindible si te planteas escoger entre dos herramientas diferentes.

  • La versión gratuita permite hacer 3 firmas al mes desde un solo correo electrónico. Es recomendable si solo haces firmas de documentos ocasionalmente.
  • La versión pro cuesta 13$ al mes: puedes firmar ilimitados documentos e incluso crear plantillas o templates si envías el mismo contrato a menudo.
  • La versión business es recomendable si quieres tener todos los documentos de la empresa integrados. Puedes hacerlo por 40$ al mes.

Existe una versión de API con la que puedes integrar HelloSign y tu CRM, conectando así de forma directa toda la documentación. También tiene integraciones con Gmail, Google Docs, Oracle… ¡Es supercompleto!

Paso 2: configurar la firma de los contratos · Partes y documentos

 

Configurar informacion contrato hellosign

Ve a la sección “Sign document“. Antes de firmar el contrato es necesario que dispongas de la siguiente información:

  • Nombre de las partes que firmarán.
  • Correo electrónico de los firmantes.
  • Archivo: localiza el contrato o documento y guárdalo en un formato compatible.

Puedes almacenar el archivo en el ordenador o bien subirlo a través de Drive, Dropbox, Box…

¿Quién va a firmar el documento?

En este apartado es necesario señalar quiénes serán los firmantes, es decir, señalar las partes del contrato. Puede ser que solo lo firmes tú, que lo firmes tú y alguien más o bien que lo firmen otros. Este último supuesto se da, por ejemplo, si HelloSign lo gestiona el departamento de administración y quiere que firmen el contrato el CEO y un proveedor.

Identificar a las partes del contrato

Simplemente es necesario establecer el nombre y el correo electrónico de las personas que firmarán. De este modo, les llegará un correo electrónico con el documento listo para ser firmado. Se pueden añadir tantos firmantes como sea necesario.

Añadir el documento y preparar el contrato para firmarlo online

Haz clic en “Add file” y selecciona el archivo de tu ordenador. Es recomendable que el archivo esté en formato PDF, así no se desconfigurará. Después, es necesario preparar el contrato para que las partes puedan firmarlo. Para ello, selecciona “Prepare Doc for signing“. De este modo podrás localizar los sitios donde quieres que firmen las partes interesadas y establecerlo para que las encuentren de forma rápida y sencilla.

Además de la firma, también puedes incluir la dirección, la fecha u otra información que los firmantes deben rellenar para que el contrato sea válido.

Selecciona el asunto y el contenido del correo electrónico

Al final de esta sección, aparecen dos campos vacíos: title (título) y message for signers (cuerpo del correo). Aquí es donde debes escribir el mensaje que quieres que reciban ambas partes, así como el asunto del correo electrónico que van a recibir.

Paso 3: firmar el contrato online a través de HelloSign

Como firmar contratos con hellosign
El último paso es firmar el contrato que ha llegado por correo electrónico a todas las partes. En la imagen a continuación, se muestra un ejemplo de NDA (contrato de confidencialidad) que ya hemos preparado para firmar.

En los puntos en los que se requiere la firma, aparecen recuadros que dan la opción de hacer clic para insertar la firma subiendo una imagen (recomendamos que sea en formato PNG), firmar en el momento o usar tu móvil para seleccionarla.

La principal ventaja es que no da lugar a error, porque solo puedes firmar la parte que te ha asignado el administrador del contrato. Una vez completados todos los campos, haz clic en “continuar”.

¡Importante! Para que el contrato sea vinculante y válido legalmente, tienes que hacer clic en “I agree” o estoy de acuerdo.

Una vez finalizado este paso, se envía automáticamente el contrato firmado a la otra parte y tú recibirás una copia del documento. Asimismo, cuando la otra parte firme el contrato, os llegará a ambas partes una copia del documento legal completo. Guárdalo y úsalo para cualquier situación en la que lo necesites.

 

Otros programas y herramientas para firmar contratos online

Para firmar contratos online, además de la herramienta HelloSign, existen otras alternativas. La más conocida es MySignature, aunque la versión gratuita no es tan completa como HelloSign. Cada vez aparecen más servicios de este tipo, ¡así que no dudéis en curiosearlos! Sin duda, la utilidad de estos programas es más que significativa, ya que te permite ahorrar muchísimo tiempo.

 

¡Y recuerda! Si tienes alguna pregunta, sugerencia o si quieres que hablemos de alguna herramienta o programa en concreto, ¡deja tu comentario o contacta con nosotros!

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