¡Logra organizar una reunión eficaz y mejorar así la productividad laboral! Anota, te contamos cómo:

ANTES: LA PREPARACIÓN

  • ¿Cuál es tu propósito? ¿Para qué estás convocando la reunión? ¿Qué quieres conseguir de ella? Las respuestas a estas preguntas serán tu “objetivo principal”, el cual deberás subdividir en el orden del día y dejarlo claro en la fase de preparación.
  • Invitación a la reunión: para que sea eficaz, no debe haber más asistentes de los imprescindibles. Invítales mediante un correo electrónico en el que añadas el orden del día que has preparado.
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  • Adjunta algún documento que deban leer: si es una reunión en la que los asistentes deben ir con información u opiniones formadas, el trabajo previo es imprescindible.
  • Ten en cuenta el horario: evita las reuniones por la tarde, ponlas antes del mediodía. Las personas solemos pensar con más claridad a primera hora de la mañana y es cuando se obtienen los mejores resultados.

DURANTE: EL MOMENTO EN EL QUE SURGE LA MAGIA

  • Puntualidad: para que una reunión sea efectiva debes respetar los tiempos, es decir, empezar y concluir a la hora prevista.
  • ¿Para qué sirve la reunión?
    • Para compartir información.
    • Tomar decisiones.
    • Debatir sobre aspectos importantes.
    • Solventar dudas y anotar sugerencias.
consejos reunion eficaz
  • Sigue el orden del día: debes seguir el esquema que has elaborado. Esto te ayudará a no irte por las ramas y no hablar de temas innecesarios. Además, debe haber alguien que lidere y sea responsable de guiar la reunión y repartir las intervenciones.
  • Anota todas las ideas y aspectos que se debatan y elabora un acta para enviársela los asistentes.
  • En una reunión eficaz es necesario terminar sabiendo quién hace qué y cuándo: los responsables de tareas y deadlines de entregas concretados.

DESPUÉS: POST – REUNIÓN

¡Esto no termina aquí! Tras la reunión, es importante que cada uno realice sus propias tareas individuales:

  • Repasar los puntos de la reunión gracias al acta que se ha enviado por correo a cada participante.
  • Organizar las tareas propias en agenda.

Si quieres más información sobre cómo gestionar tu tiempo de forma eficaz, en este post encontrarás 7 consejos para conseguirlo. ¡Haz clic aquí!

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